Un gobierno Abierto con ODS

#Reto 4#DISEÑO COLABORATIVO DE SERVICIOS PÚBLICOS

Mi vida laboral se desarrolla, en la actualidad en un organismo público de investigación (OPI) donde la mayoría de las investigaciones son de carácter tecnológico y relacionado con las ciencias puras (fusión/fisión nuclear, energías renovables, biomedicina, dosimetría). Sin embargo, la unidad donde yo trabajo llevamos a cabo investigaciones que se apoyan en las ciencias sociales (como la economía, psicología o filosofía).  Una de las líneas de estudio se basa en el análisis de la relación entre la ciencia y el entorno social.  En esta área científica sí que se elaboran y analizan conceptos muy relacionados con el gobierno abierto como “ciencia abierta” (open science), open data o ciencia participativa. En general, la doctrina considera que existe una brecha entre la sociedad y las instituciones científicas que los poderes públicos necesitan resolver. A este respecto, los estudios de percepción social constatan que existe un abanico amplio de actitudes de los ciudadanos ante la ciencia. Estas actitudes abarcarían un rango que va desde el rechazo más absoluto a los desarrollos científicos, el desinterés hacia la ciencia hasta optimismo tecnológico

El departamento de mi centro que he elegido para actualizar y poner en práctica del diseño colaborativo de los servicios públicos es la Unidad de Comunicación, divulgación y relaciones públicas. La razón de esta elección es porque, debido a la jubilación el año pasado de la anterior directora, el nuevo equipo se encuentra en la actualidad con la labor de reconstruir y reorganizar la unidad. Adscrita a la subdirección general de relaciones institucionales y transferencia del conocimiento la unidad de comunicación (para abreviar) se ha venido encargando hasta ahora, fundamentalmente, de organizar los congresos y eventos del centro, así como de las relaciones con la prensa. Es decir, su labor se centraba fundamentalmente en dos de las 3 partes de su nombre actual, las “comunicación y las “relaciones públicas”.

 

Con la nueva era digital actual basada en la ciencia abierta y participativa junto con la necesidad de una continua cooperación científico-técnica se hace imprescindible una reestructuración profunda de los propósitos y la estructura de esta unidad. Esta situación ha provocado diferentes consecuencias:

- La comunicación de la ciencia ya no es bidireccional ni jerárquica (del científico al ciudadano), sino que tiene múltiples direcciones, es horizontal y se realiza a través de múltiples canales (medios tradicionales, página web, RSS)

- Los actores implicados en el proceso de comunicación de la ciencia y las interacciones entre ellos se han multiplicado. Si centramos la labor de esta unidad en comunicarse únicamente con los medios de comunicación, los científicos o los trabajadores, hoy por hoy,  resulta insuficiente.

-En línea con los anteriores puntos, el función de la comunicación de la ciencia y de las investigaciones en un centro de investigación ha cambiado. Anteriormente las investigaciones, sobre todo las de determinadas áreas, eran secretas ya fueran por motivos de seguridad nacional o de guardia del secreto industrial. Sin embargo, en la actualidad donde prima el conocimiento global, compartido y gratuito, los grupos de investigación, apoyados por sus centros, necesitan ser proactivos en cuanto a la difusión de sus investigaciones, la participación en proyectos, la impartición de cursos de formación, la organización eventos así como los actos de divulgación, entre otros.  El cambio de paradigma es claro: ahora necesitamos que conozcan lo que hacemos En este sentido, la unidad de comunicación puede transitar de ser un apoyo residual a la institución y sus trabajadores a poder ser considerado, si las cosas se hacen bien, como un elemento estratégico para el centro.

 Este cambio de paradigma en la comunicación de la ciencia necesita que el nuevo departamento de comunicación sea diseñado y configurado teniendo en cuenta a todos los grupos de interés. Que el proyecto de reorganización se realice de forma participativa favorecería saber cuáles son las necesidades de los stakeholders del OPI y así satisfacerlas. Los actores implicados que hemos identificados serían los siguientes:

-Empleados: donde se incluyen personal científico-técnico, personal de gestión administrativa y la dirección del centro

-Comunidad científica que incluye a los científicos y sus instituciones de carácter nacional o internacional así como los organismos financiadores de proyectos de I+D, centros tecnológicos.

-Administración pública: que incluye el departamento ministerial al que pertenece el centro

-Medios de comunicación. Tradicionales y actuales (nube, redes sociales)

-Ciudadanos

-Mundo empresarial

A continuación, recomendamos diferentes iniciativas de participación de los distintos grupos de interés en la reconstrucción de la Unidad de Comunicación.

-Empleados: Si bien un departamento de comunicación se encarga principalmente de la comunicación hacia el exterior no debemos de descuidar la comunicación interna (que los científicos del centro sepan lo que se realiza en las distintas unidades del OPI).  Hoy por hoy a los científicos les interesa que se conozca su trabajo. En este sentido, la labor consistiría en crear una comunicación adecuada a través de los medios de comunicación no tradicionales (página web institucional, Twitter, LinkedIn o las específicas del ámbito científico). También sería necesario la actualización del repositorio abierto de artículos científicos que, actualmente exige las directivas europeas. Para conocer la opinión de las necesidades de los trabajadores se recomienda que la unidad de comunicación haga una consulta a los trabajadores del centro a través de un cuestionario por la intranet. Una vez que se ha realizado esta encuesta, la unidad debería hacer una análisis pormenorizado de hasta qué punto, con los recursos actualmente posee (de dinero, RRHH, instalaciones, etc) puede satisfacer estas necesidades internas. En este sentido en el cuestionario se harían múltiples preguntas (abiertas, cerradas) acerca de qué consideran que sería conveniente cambiar, mejorar, incluir, crear entre otras. Una vez realizado este análisis se debería comunicar a la dirección del OPI el estado actual del departamento y hasta qué punto la dirección considera estratégica su labor.

-Comunidad científica. Una imagen adecuada y una capacidad de colaboración entre los investigadores, es hoy por hoy, una necesidad en el ámbito científico. En este sentido, la unidad de comunicación debe abrirse a interaccionar con los departamentos que lleven las mismas funciones que ella (a través de congresos, asociaciones, eventos de comunicación, reuniones). Se trataría de aprender de lo ya realizado con éxito por otras instituciones tanto nacionales como de ámbito internacional. Este conocimiento o expertise serviría para empezar a implementar mejoras.  

-Administración pública. Es importante recordar que los organismos públicos de investigación son administración pública. En este sentido, la unidad de comunicación debe tener en cuenta qué normativa le es aplicable, qué posibilidades de pedir financiación para sus labores tienen.  Para ello se recomienda la realización reuniones con los departamentos ministeriales correspondientes para consultar temas relativos a la imagen institucional del centro, las posibilidades de financiación, la necesidad de mejoras en las infraestructuras de comunicación (sala de prensa, material publicitario-corporativo, equipo técnico de comunicación).

-Medios de comunicación (tradicionales y nuevos). En este apartado debe centrarse en el posicionamiento virtual del centro. Qué imagen queremos tener en la nube, cómo debería interaccionar con las personas que forman parte de nuestra comunidad (a través de newletter, compartir contenidos y noticias del centro o de las investigaciones realizadas. En este sentido, se propone realizar una pequeña encuesta virtual a nuestros seguidores en redes sociales acerca de la labor del departamento. Si le gusta la información que recibe, si cambiaría o mejoraría algo,

-Ciudadanos. El foco estaría en las labores de divulgación de la unidad (o de acercamiento de la ciencia a los ciudadanos). En estos momentos existe un programa de divulgación científica con institutos de educación secundaria donde participan numerosos científicos del centro. A este respecto sería interesante realizar una encuesta y encuentros puntuales con los participantes (científicos, alumnos y colegios) donde se evaluara su opinión acerca del programa con el fin de implementar futuras mejoras.

-Mundo empresarial. La financiación privada es esencial para los grupos de investigación. En este sentido se debe preguntar a nuestros partners privados o incluso a aquellos investigadores que colaboran con empresas qué podemos hacer como departamento de comunicación para hacer visibles sus proyectos. Y en muchos aspectos replicar se podría replicar la estrategia de comunicación de los proyectos de I+D que hacen las organizaciones empresariales.

En resumen, las distintas vias de acción propuestas se centrarían en: la transformación digital de la comunicación del centro; el incremento de la presencia institucional y en el mundo empresarial de la unidad, el establecimiento de una comunicación activa y continua con los empleados, comunidad científica y empresarial ; Finalmente, la consolidación de las labores de divulgación científica del centro.